【グラフィックレコーディングを理解する】
いま、会議や研修、シンポジウム、ワークショップなどで積極的に活用されている「グラフィックレコーディング」。これは、議論の内容を絵や図などのグラフィックを用い、大きく見える状態で記録するという手法です。このグラフィックレコーディングを身につけることができれば、人に見せる見せないや、書く場所、書くもののスケールに関わらず、日々の仕事効率化に役立てることができるのでは？企業のプロジェクトに参画し、ファシリテーションの一環としてグラフィックレコーディング事業を行っている株式会社グラグリッドの名古屋友紀さんに、グラフィックレコーディングのやり方やBambooスマートパッドを使った活用について話をお聞きしました。全3回にわたってお届けします。
会議の内容がパッとつかめる。対話が活性化する。
議論の内容を整理しながら、文字だけでなく図式や絵を使って、ホワイトボードや模造紙などに見える状態で書き上げていく。話を可視化することで、グラフィックレコーディングは会議にどんな効果をもたらすのでしょう。
「文字だけの記録は読まなければ理解できませんが、グラフィックで可視化することで話の全体像がひと目でつかめるようになります。また、よく会議でいつの間にか論点が見えなくなって行き詰まってしまうことがあると思いますが、グラフィックで記録すると、どんな流れで、どんな意見が出て、いま何が課題になのかということが構造化されるので、会議に参加している人は何を解決すればいいのか、ゴールはどこなのかを見て共有できるわけです」
「また会議には上司から新入社員など立場の異なる人が参加します。すると、どうしても上司や声の大きい人の発言に会議の流れが引っ張られていきがちです。でもグラフィックを使えば発言者と発言を切り離して、どんな意見も同等に扱って見える形にすることができます。参加者は目の前に書かれた事実に対して意見を言ったり質問をしたりするので、発言しやすくなる。自然と対話が活発になるという効果もあります」
ビジネスの現場でも、可視化することによって、問題点を客観的に共有できた。
現在、ご自身の仕事としてグラフィックレコーディングを行っている名古屋さん。以前勤めていた制作会社の業務においてその利点や効果を自ら実感したことが、グラフィックレコーディングに深く関わっていくきっかけになったそう。
「仕事でミスをすると、それを繰り返さないためのミーティングが開かれますよね。その場合、往々にして個人の問題として問い詰められ、最終的には『以後、気を付けます』で解決、ということなりがちです。私も以前の会社でミスをしたことがあって。ただそれは私だけではなく誰にでも起こりうる状況だったので、全員の問題として解決したいと思ったんですね。その頃たまたまグラフィックレコーディングを知ったこともあって、ミーティングの場で、作業の流れやどこで何が起き、どんな判断をしたのかというのを図にして書いたんです。すると参加している人は私個人ではなく、書かれた事実に対してコメントしてくれて、問題点を共有できた。書いて可視化することで、客観的に共有できる。書くことにはすごく意味があるなって思ったんです」
頭の中が整理できて、企画書づくりが速くなる。
話を絵や図で構造化し、情報の関係性を明快にできるグラフィックレコーディングは、会議やミーティングの場以外でも活用が考えられます。たとえば企画書や提案書を作成するとき、自分の考えをまとめるのに役立つといいます。
「企画書をいきなりパワポに向かって作り始めても、なかなかはかどらないことがあります。そんなときは、最初にグラフィカルに可視化をすることで頭の中を整理したらいいと思います。まず『この前提のうえでその課題にふれて、それから製品を提案して…』という流れを書いていく。そこにさらに入れたい項目を思いつくままに書き加えていく。ひと通り書いてみると、何が足りないのか、何を手厚くしたほうがいいのかが見えるようになります」
グラフィカルに作った企画書の構成案は、Bambooスマートパッドなら手書きのまますぐにデータ化して、チームのメンバーと共有することもできます。
「グラフィカルに見えるカタチにしておくと、他の人に相談するときも説明しやすいですし、相談された相手も改良点を指摘しやすい。仕事の効率が上がると思います」
絵を描くのではない。情報を書くのが、グラフィックレコーディング。
グラフィックレコーディングの良さはわかっても、なかには「絵を書くのが苦手だから」と抵抗を感じる方がいるかもしれません。でも名古屋さんは、絵の上手下手は、グラフィックレコーディングにとって重要ではないといいます。
「絵が上手なものにはインパクトもあるので、人が見たときに『わあ、すごい！』という反応になると思うんですけど、大切なのはそこではなく『書かれたものにどんな情報が含まれているか』なんです。ディスカッションするために必要な情報を残していく。そのために絵や図を使うのであれば、絵の上手下手はあまり気にすることはないと思います」
「絵を描くということと同時に、グラフィックレコーディングの場合は『大きく書く』『人前で書く』というのが気持ちの面でハードルになるかもしれませんね。だから、いきなり大きく書くのではなく、最初はいつも使っているノートサイズのもので練習すればいいと思います。このBambooスマートパッドだったら、紙に小さく書いてもモニター画面などに大きく表示※することもできるそうですから、見られることを気にせずグラフィックレコーディングにチャレンジできます。これからグラフィックレコーディングを始める人にとっても便利なツールだと思います」
※Bambooスマートパッドと同期させたWacom Inkspaceアプリでリアルタイムで書いたものを表示させる「ライブモード」機能を活用。アプリの入ったスマートフォン等にモニターやプロジェクターを接続すれば大きく表示させることが可能。
次回は「練習編」。グラフィックレコーディングのコツを学びます。
企業の課題解決のためのプロジェクトをプランニングから実施まで担う「プロジェクトファシリテーション事業」や、会議・イベント・ワークショップなどで議論を活性化させるために、絵や図を効果的に使った記録を行う「グラフィックレコーディング事業」などを展開。
